جناب میں روزانہ مختلف پراڈکٹس فروخت کرتا ہوں، میں روزانہ ایکسل میں انٹری کرتا ہوں، اب مہینے کے آخر میں میں ٹوٹل انٹری ڈیٹا میں کسی ایک پروڈکٹ کا ریکارڈ دیکھ سکتا ہوں، میں پوچھتا ہوں کہ سیل کتنی ہوئی، کس وقت فروخت ہوئی، روزانہ کا ڈیٹا خود بخود محفوظ ہو رہا ہے، میں تمام سیلز کا ریکارڈ رکھتا ہوں

 کے آخر میں آپ کو درکار معلومات کو مؤثر طریقے سے نکالنے کے لیے، آپ Excel کی طاقتور فلٹرنگ اور خلاصہ کرنے کی صلاحیتوں سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ یہاں ایک خرابی ہے کہ آپ اسے کیسے حاصل کرسکتے ہیں:

1. ڈیٹا آرگنائزیشن (یہ فرض کرتے ہوئے کہ آپ کی ایکسل شیٹ اس طرح کی گئی ہے):

• تاریخ: (کالم اے) - فروخت کی تاریخ۔
• وقت: (کالم بی) - فروخت کا وقت۔
• پروڈکٹ کا نام: (کالم C) - بیچی گئی پروڈکٹ کا نام۔
• مقدار: (کالم D) - فروخت کی گئی مصنوعات کی مقدار۔
• قیمت فی یونٹ: (کالم ای) - مصنوعات کی ہر یونٹ کی قیمت۔
• کل فروخت: (کالم F) - فروخت کی کل رقم (مقدار * قیمت فی یونٹ)۔

2. فلٹرنگ اور خلاصہ:

• ایک مخصوص پروڈکٹ کے لیے فلٹرنگ:

  • اپنے ڈیٹا کی ہیڈر قطار کو منتخب کریں۔
  • ایکسل میں "ڈیٹا" ٹیب پر جائیں۔
  • "فلٹر" پر کلک کریں۔ یہ ہر کالم ہیڈر میں ڈراپ ڈاؤن تیر کا اضافہ کرے گا۔
  • "پروڈکٹ کا نام" کالم میں ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں۔
  • "سب کو منتخب کریں" کو غیر نشان زد کریں اور پھر اس مخصوص پروڈکٹ کے ساتھ والے باکس کو چیک کریں جس کا آپ تجزیہ کرنا چاہتے ہیں۔
  • "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔
  • اب، آپ کی شیٹ صرف اس مخصوص پروڈکٹ سے متعلق قطاریں دکھائے گی۔

• فروخت کا وقت تلاش کرنا:

  • پروڈکٹ کو فلٹر کرنے کے بعد، "وقت" کالم (کالم B) آپ کو دکھائے گا کہ ہر دن پروڈکٹ کی فروخت کے عین اوقات۔

• پروڈکٹ کی کل فروخت کا حساب لگانا:

  • SUMفلٹر کرنے کے بعد، آپ فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے اس پروڈکٹ کی کل فروخت کا حساب لگا سکتے ہیں ۔
  • "ٹوٹل سیل" کالم (کالم ایف) کے نیچے خالی سیل پر جائیں۔
  • درج ذیل فارمولہ درج کریں: ( اپنے فلٹر کردہ ڈیٹا کی آخری قطار نمبر سے =SUM(F2:F[last row])بدلیں )۔[last row]
  • یہ آپ کو فلٹر شدہ پروڈکٹ کی کل فروخت کی رقم دے گا۔

• فروخت کی مقدار تلاش کرنا:

  • اسی طرح، آپ کوانٹیٹی کالم پر سم فنکشن کا استعمال کرکے فروخت کی گئی کل مقدار حاصل کرسکتے ہیں۔
  • =SUM(D2:D[last row])

3. پیوٹ ٹیبلز کا استعمال (مزید جدید تجزیہ کے لیے):

• پیوٹ ٹیبل ڈیٹا کا خلاصہ اور تجزیہ کرنے کے لیے بہترین ہیں۔
  • اپنی پوری ڈیٹا رینج منتخب کریں۔
  • "داخل کریں" ٹیب پر جائیں اور "پیوٹ ٹیبل" پر کلک کریں۔
  • منتخب کریں کہ آپ پیوٹ ٹیبل کہاں رکھنا چاہتے ہیں (ایک نئی ورک شیٹ یا کوئی موجودہ)۔
  • PivotTable فیلڈز پین میں:
    • "پروڈکٹ کا نام" کو "قطاروں" کے علاقے میں گھسیٹیں۔
    • "ٹوٹل سیل" کو "ویلیوز" ایریا میں گھسیٹیں (یہ خود بخود سیلز کا مجموعہ کرے گا)۔
    • فی دن فروخت دیکھنے کے لیے "تاریخ" کو قطار کے علاقے میں، پروڈکٹ کے نام کے نیچے گھسیٹیں۔
    • فی وقت فروخت دیکھنے کے لیے "وقت" کو قطار کے علاقے میں، تاریخ کے نیچے، گھسیٹیں۔
    • قدر کے علاقے میں "مقدار" کو گھسیٹیں۔
  • آپ اپنی مطلوبہ معلومات کو مختلف طریقوں سے ظاہر کرنے کے لیے پیوٹ ٹیبل کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔

مثال کا منظر نامہ:

فرض کریں کہ آپ مہینے کے لیے "پروڈکٹ X" کی کل فروخت تلاش کرنا چاہتے ہیں۔

1. "پروڈکٹ X" کے لیے "پروڈکٹ کا نام" کالم فلٹر کریں۔
2. SUM"ٹوٹل سیل" کالم میں کل سیلز کا حساب لگانے کے لیے فنکشن کا استعمال کریں ۔
3. "ٹائم" کالم آپ کو دکھائے گا کہ "پروڈکٹ X" کب فروخت ہوا۔

اہم تحفظات:

• یقینی بنائیں کہ آپ کا ڈیٹا مستقل اور درست ہے۔
• ایکسل کی "ٹیبل" خصوصیت (انسرٹ> ٹیبل) کا استعمال آپ کے ڈیٹا کو منظم اور فلٹر کرنے میں آسان بنا سکتا ہے۔
• ایکسل میں تاریخ اور وقت کی فارمیٹنگ کے استعمال پر غور کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کے ڈیٹا کی صحیح تشریح کی گئی ہے۔

ان اقدامات پر عمل کرتے ہوئے، آپ ہر مہینے کے آخر میں اپنے ایکسل ڈیٹا سے سیلز کی معلومات کو مؤثر طریقے سے نکال سکتے ہیں